EU DSGVO
Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bringt eine Reihe von Veränderungen in den datenschutzrechtlichen Anforderungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten mit sich.
Wir unterstützen Sie gerne - Bei der Beratung und Umsetzung !
Auch Auftrags(daten)verarbeiter müssen sich auf geänderte Rahmenbedingungen einstellen. Wir haben in 10 Punkten Anregungen für Unternehmen zusammengestellt.
1. Sensibilisierung durchführen
Geschäftsführungen,
Datenschutzbeauftragte und andere für das Thema Datenschutz Zuständige
sollten innerhalb des Unternehmens dafür sensibilisieren, dass sich ab
dem 25.05.2018 nicht nur der Name einer europäischen Datenschutzregelung
ändern wird. Die DSGVO wird direkte Auswirkungen auf Unternehmen als
datenverarbeitende Stellen haben. Anders als eine EU-Richtlinie ist eine
EU-Verordnung direkt in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union
anwendbar, also auch in Deutschland.
2. Bestandsaufnahme machen
Um Änderungsbedarf
identifizieren zu können, sollte in einem ersten Schritt eine
Bestandsaufnahme der Prozesse durchgeführt werden, in denen
personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das Verfahrensverzeichnis
nach § 4d Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist ein Ausgangspunkt zur
Identifizierung von Verarbeitungsverfahren. Im Folgenden haben wir
beispielhaft einige Themen zusammengestellt, bei denen sich für
Unternehmen Änderungsbedarf ergeben kann.
3. Rechtsgrundlage prüfen
Auch unter der DSGVO ist
für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage
erforderlich (Artikel 6 bis 11 DSGVO).
Es ist zu prüfen, ob das neue Recht für alle Prozesse
Rechtsgrundlagen bereitstellt. Das bedeutet, dass geprüft werden muss,
ob die personenbezogenen Daten zu Recht erhoben werden (müssen) und ob
hierzu eine Zustimmung vorliegt.
4. Personenbezogene Daten von Kindern besonders prüfen
Besondere Anforderungen bestehen für den Umgang mit
personenbezogenen Daten von Kindern, wenn es um die Einwilligung in
Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft geht (Artikel 8 DSGVO).
5. Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen („Privacy-by-Design“ und „Privacy-by-Default“) umsetzen
Die DSGVO enthält bestimmte Rahmenbedingungen für die Art
und Weise, wie die Anforderungen der DSGVO schon bei der
Prozessgestaltung und bei Voreinstellungen umzusetzen sind (Artikel 25
DSGVO).
6. Verträge überprüfen
Unternehmen sollten insbesondere ihre bestehenden Verträge zur
Auftrags(daten)verarbeitung überprüfen und überarbeiten. In den
Artikeln 26 bis 28 DSGVO sind Vorgaben für Vereinbarungen mit
Auftrags(daten)verarbeitern und zwischen gemeinsam für die Verarbeitung
Verantwortlichen geregelt.
7. Datenschutzfolgeabschätzung implementieren
Der europäische Gesetzgeber hat die bisherige Vorabkontrolle
(§ 4d Abs. 5 BDSG) nicht in die DSGVO übernommen. Sie wird abgelöst
durch die Datenschutz-Folgeabschätzung (Artikel 35 DSGVO). An eine
Datenschutz-Folgeabschätzung kann sich eine verpflichtende Konsultation
der zuständigen Aufsichtsbehörde anschließen (Artikel 36 DSGVO).
8. Melde– und Konsultationspflichten organisieren
Die Melde- und Konsultationspflichten gegenüber den
Aufsichtsbehörden (Artikel 33, 36 und 37 DS-GVO) müssen in den internen
Abläufen des Unternehmens abgebildet werden.
9. Betroffenenrechte und Informationspflichten umsetzen
Die in der DSGVO geregelten Betroffenenrechte müssen in den
unternehmensinternen Abläufen abgebildet und gegenüber den Betroffenen
umgesetzt werden, etwa das Recht auf Löschung (Artikel 17) und das Recht
auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20) einschließlich der übergreifenden
Rahmenbedingungen (Artikel 12) sowie die Informationspflichten des
Verantwortlichen (Artikel 13, 14).
10. Dokumentation organisieren
Die DSGVO enthält an verschiedenen Stellen
Dokumentationspflichten, beispielsweise in Artikel 30
(Verarbeitungsverzeichnis), Artikel 33 Abs. 5 (Dokumentation von
Datenschutzvorfällen) oder Artikel 28 Abs. 3 lit. a (Dokumentation von
Weisungen im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen).
Folgende Maßnahmen sollten in dieser Reihenfolge ergriffen werden:
- Datenschutzorganisation und Verantwortlichkeiten
- Einbindung des Datenschutzbeauftragten
- Erstellung Verfahrensverzeichnis
- Erstellung Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und
- Erstellung des Vertragsmanagement
- Datenschutz-Folgenabschätzung, Art. 35 DSGVO
- Anpassung der Homepage (z.B. Löschungsverzeichnis)
- Verpflichtung auf das Datengeheimnis
- Datenschutz-Controlling, -Training und -Monitoring
- Prozess für die Wahrnehmung von Rechten Betroffener
- Prozess für die Meldung von Datenschutzverstößen
- Nachweis der Datensicherheit (TOM)
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