Digitalisierung

Digitalisierungsstrategien &
Digitalisierungsprojekte

Digitalisierungsstrategien &
Digitalisierungsprojekte

Wir sind Ihr Partner rund um das Thema Digitalisierung - Wir sind das Kompetenzzentrum für Digitalisierungsprojekte 

Unabhängig von Branche oder Betriebsgröße ist heute jedes Unternehmen von Digitalisierung und Vernetzung betroffen, ob in Produktions- oder Dienstleistungsunternehmen, Handel oder Handwerk. Viele der Unternehmen erkennen noch nicht, welche Chancen die digitalen Technologien bieten, angefangen von effizienteren Prozessen über eine höhere Kundenzufriedenheit bis zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Oft fällt es schwer, Begriffe wie CRM, ERP oder eStandards, die immer häufiger zu hören sind, mit ihrem eigenen Betrieb in Verbindung zu bringen.

Hier setzt die denkform® GmbH an: 
Wissend um die Fragen und Herausforderungen, vor denen kleine und mittlere Unternehmen stehen, werden seit 2001, die Unternehmer auf ihrem Weg zur Digitalisierung informiert und auch konkret unterstützt.

Sie wollen ein Digitalisierungsvorhaben voranbringen, eine innovative Idee digital umsetzen oder Ihre Prozesse digital gestalten?


Mit digitalen Technologien lassen sich

  • Kunden leichter finden und binden,
  • Mitarbeiter einfacher gewinnen, qualifizieren und binden,
  • individuelle Kundenwünsche kostengünstig und flexibel erfüllen,
  • Geschäftsprozesse und Produktionsabläufe effizienter kontrollieren,
  • innovative digitale Angebote entwickeln, die profitables Wachstum ermöglichen.

Kein Unternehmen gleicht dem anderen: Selbst wenn Betriebe das gleiche Geschäftsmodell haben, unterscheiden sie sich meist in Struktur, Größe oder durch ihre Firmenphilosophie. Deshalb gibt es auch keinen Masterplan für die individuelle Digitalisierung. Aber es gibt Grundregeln und einige methodische Ansätze, die bei der Erstellung eines Digitalisierungsfahrplans helfen können.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie selbst den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens ermitteln und mit Hilfe eines Leitfadens einen individuellen Fahrplan entwickeln können.

Digitalisierungsfahrplan - Analysieren Sie Ihr Unternehmen

Sie wollen den digitalen Wandel anpacken? Dann prüfen Sie zuerst, welche der Bereiche, Strategien, Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen von der Digitalisierung profitieren können. Führen Sie einen Basischeck in den einzelnen Bereichen Ihres Unternehmens durch:

  • in der Kommunikation: Die gesamte Kundenkommunikation (wie Bestellungen, Liefer-, Vertrags- oder Preisvereinbarungen) können Sie digital organisieren – zeit- und kostensparend.
  • in der Logistik: Steuern Sie Einkauf, Transport sowie Lagerung und Bereitstellung von Rohstoffen und Endprodukten über EDV-Systeme – dadurch lassen sich Abstimmungsprozesse verringern und Kapazitätsengpässe vermeiden.
  • bei den internen Prozessen: Kaufmännische Abläufe, Dokumentenverwaltung und Personalmanagement, aber auch Zugang zum Unternehmen und Zugriff auf Daten – durch digitale Prozesse können Sie Bürokratie abbauen und neue Ressourcen schaffen.
  • in der Infrastruktur: Über sichere Verbindungen zum Unternehmensnetzwerk können Ihre Mitarbeiter von überall auf Informationen zugreifen – und dadurch auch flexibel auf Kundenwünsche reagieren.
  • in der Produktion: Durch eine systematische Analyse und Vernetzung großer Datenmengen können Sie die Produktion effizienter gestalten. Außerdem lassen sich neue Produkte und Geschäftsmodelle leichter entwickeln.

Wie ermittle ich den digitalen Reifegrad?

Kein Unternehmen, das sich den digitalen Wandel vorgenommen hat, wird gänzlich bei null anfangen. Aber wie weit ist Ihr Unternehmen schon digitalisiert? Eine ehrliche Bestandsaufnahme hilft, die nächsten Schritte zu planen. 

Es gibt eine ganze Reihe von Tests, mit denen Sie den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens messen können und die Ihnen eine realistische Selbsteinschätzung ermöglichen.

Dazu gehört der Readiness-Check: Der Online-Test berücksichtigt fünf Bereiche, die entscheidend sind für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung. 25 Fragen und allgemeine Angaben zu Strategie, Technologie, Produktion oder Dienstleistung, Organisation und Mitarbeitern erlauben es, ein digitales Profil Ihres Unternehmens zu erstellen. Mit dem ermittelten Ergebnis können Sie bei uns Unterstützung bei der weiteren Ausarbeitung Ihres Digitalisierungsfahrplans erhalten.

Antwort: So unterschiedlich die Unternehmen aufgestellt sind, so verschieden sind die Formen und Einsatzbereiche der Digitalisierung. Es gibt eine Fülle von Möglichkeiten, aus denen kleine und mittlere Unternehmen die für sich passenden auswählen müssen.

Die Frage lautet auch: Was könnte Digitalisierung in unserem Unternehmen bewirken und welche Technologien sind für uns überhaupt sinnvoll ?

Grundvoraussetzung einer guten Geschäftsbeziehung ist die schnelle, umfassende und transparente Auftragsabwicklung. Mit Hilfe digitaler Technologien können Sie die gesamte Prozesskette optimieren: So lassen sich viele Abläufe durch den Einsatz von Cloud-Anwendungen, e-Business-Standards (Schafft die digitale Basis für eine reibungslose Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und anderen Unternehmen) oder Informations- und Planungssystemen (erleichtert nicht nur den Zugriff auf Daten und Informationen im gesamten Unternehmen, es trägt auch zum besseren Verständnis der Prozesse und zur Effizienzsteigerung bei) vereinfachen. Auch ein elektronischer Rechnungsversand und eine digitale Kommunikation (Eine papierlose Auftragsverwaltung ermöglicht Ihnen nicht nur eine schnellere und flexiblere Dokumentation – durch die Digitalisierung der Kommunikation lassen sich auch Auftragsstatus und die Auslastung aktuell und zuverlässig ermitteln) tragen zur Prozessverbesserung bei. Eine vernetzte Wertschöpfungskette bietet neue Chancen im Wettbewerb und beschleunigt die Produktionsschritte. In Zusammenarbeit mit anderen kleinen oder mittleren Betrieben können Sie nicht nur Ihre Kapazitäten, sondern auch Ihr Angebotsportfolio erweitern. Eine vernetzte Wertschöpfungskette lässt sich immer stärker ausbauen.

Sicherheit hat in der Digitalisierung eine mehrfache Bedeutung: In Fragen der IT-Sicherheit geht es darum, die Daten und Betriebsabläufe zum Beispiel gegen Cyber-Angriffe oder Hardware-Ausfälle zu schützen. Die rechtliche Sicherheit umfasst alle juristischen Vorgaben, denen digitale Abläufe unterliegen können: Welche Auswirkungen hat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf die Unternehmenspraxis ? Wem gehören die Daten, die zum Beispiel durch Maschinensensoren generiert werden – dem Maschinenhersteller oder dem -nutzer ? Aber auch: Wie lassen sich soziale Medien nutzen, um mehr Rechtssicherheit zu gewinnen ?

Mehr zu EU DSGVO

Bei der Digitalisierung verhält es sich wie bei jeder anderen Investition: Zuerst prüfen Sie, ob die Einführung wirtschaftlich sinnvoll ist und arbeiten dann die Finanzierung aus. In den Lernfabriken der Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren können Sie testen, welche digitalen Technologien Ihren Betrieb voranbringen können und erstellen dann einen passenden Digitalisierungsfahrplan. Ein kluger Plan ist wichtiger als Investitionskapital, denn es gibt zahlreiche Förderprogramme von Bund und Ländern, bei denen Sie je nach Unternehmensstruktur und Geschäftsmodell Fördermittel beantragen können.
Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Förderprogramme des Bundes.

Mehr zu Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWI.de)

Die Digitalisierung beeinflusst auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Deren Reaktionen können unterschiedlich ausfallen: begeistert, aber auch skeptisch. Deshalb ist von Anfang an Offenheit angesagt! Benennen Sie klar die Vorteile der Digitalisierung – für die Zukunft des Unternehmens und für die Mitarbeiter: So lassen sich zum Beispiel durch Usability, Mobiles Arbeiten und Additive Fertigung viele Abläufe verbessern. Mithilfe digitaler Bildung können Mitarbeiter auf die Veränderungen vorbereiten.

Interne Kommunikation als Erfolgsfaktor

Digitale Lösungen können Mitarbeiter enorm entlasten und Prozesse beschleunigen. Trotzdem wird die Digitalisierung oft als Einschnitt empfunden. Wie können Sie die Kommunikation positiv steuern und dabei das vorhandene Know-how im Betrieb sammeln?

Kleine Methodenkunde zur Kommunikation

Je nach Größe und Struktur Ihres Betriebes gibt es verschiedene Ansätze, wie Sie Ihre Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess einbeziehen können.

Informieren: Mitarbeiterversammlung

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht auf schriftlichem Weg von dem Vorhaben erfahren und danach der Flurfunk die Auswertung übernimmt. Laden Sie zu einer Versammlung ein und stellen Sie Ihren Digitalisierungsfahrplan vor. Machen Sie deutlich, dass ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess ein Gemeinschaftswerk ist. Weisen Sie darauf hin, dass Rückfragen jederzeit erlaubt sind und offene Punkte gerne angesprochen werden können.

Diskutieren: Fishbowl (Blick ins Goldfischglas)

Fishbowl ist eine organisatorisch unaufwändige und äußerst flexible Methode, die gut geeignet für eine Diskussionsrunde von Mitarbeitern mit unterschiedlichem Kenntnisstand ist. Fishbowl setzt sich aus zwei Teilnehmerkreisen zusammen: Im Innenkreis (dem „Goldfisch-Glas“) diskutiert eine kleine Gruppe das Thema, während die übrigen Teilnehmer im Außenkreis die Diskussion verfolgen. Ein freier Gast-Stuhl ermöglicht den Wechsel in den Innenkreis, wenn ein Teilnehmer von außen eigene Punkte einbringen möchte. Sobald er mit seinem Beitrag fertig ist, macht er Platz für den nächsten. Durch diese lebendige Gesprächsführung können unterschiedlichste Ansätze zur Sprache kommen.

Diskutieren: World Café

Im sogenannten World Café tauschen sich die Mitarbeiter in konstruktiven Gesprächen zu vorab definierten Fragestellungen aus – interessant für den Digitalisierungsprozess sind dabei die unterschiedlichen Perspektiven, die in die Diskussionen einfließen. Die vorläufigen Ergebnisse werden am Ende der Sitzung zusammengefasst und dienen als Grundlage für die nächsten Schritte.

Planen: Workshop

Klassische Workshops bieten sich an, um zum Beispiel vorab definierte Fragestellungen oder Auswirkungen auf verschiedene Fach- oder Produktionsbereiche mit den jeweiligen Betroffenen zu diskutieren und konkrete Umsetzungsvorschläge auszuarbeiten.

Planen: Open Space

„Offenen Raum“ für Diskussionen bietet diese Methode. Dabei können die Teilnehmer eigene Themen ins Plenum einbringen und dazu spontan ihre eigene Arbeitsgruppe bilden. So kann in kurzer Zeit eine Vielzahl konkreter Ideen und Maßnahmen entstehen, die zum Schluss gesammelt und ausgewertet werden.

Praxisbeispiel: Usability steigert Akzeptanz

Wie lassen sich digitale Lösungen entwickeln, mit denen Mitarbeiter gerne arbeiten? Die Gebrauchstauglichkeit (Usability), aber auch die bei der Anwendung gemachten Erfahrungen (User Experience) spielen dabei eine große Rolle.

Mobiles Arbeiten vereinfacht

Gerade kleiner Unternehmen, die einen großen Teil ihrer Aufgaben bei den Kunden vor Ort ausführen, haben durch mobiles Arbeiten Vorteile: Absprachen mit Kunden und Mitarbeitern können schneller, effizienter und auch anschaulicher geführt werden – das erleichtert die Arbeit und macht auch Spaß.

Neue Kapazitäten durch die Digitalisierung des Fertigungsprozesses

Digitale Technologien bieten Unternehmen nicht nur die Chance, sich auf bestimmte Bereiche zu spezialisieren oder Sonderanfertigungen zu produzieren: Sie helfen auch, Arbeitszeit einzusparen.

Mehr zu Softwareentwicklung

Wie kann ich digital Wissen erhalten ?

Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt nicht zuletzt vom Wissen und den Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Die Herausforderung besteht darin, das Wissen zu bestimmten Prozessen, Produkten oder Vorgängen allen Beteiligten zugänglich zu machen. Dies gilt umso mehr, wenn versierte Kräfte den Betrieb verlassen – in den Ruhestand gehen oder in eine andere Firma wechseln.

Digitale Technologien helfen, vorhandenes Wissen zu teilen und zu bewahren: Es gibt verschiedene Methoden, um die Kenntnisse zu sammeln und zum Beispiel in einer Datenbank, einem Wiki, als Webinar oder Video zur Verfügung zu stellen.

Die digitalen Möglichkeiten zur Kundengewinnung nutzen – da denkt man zuerst an die Website des Unternehmens. Aber es gibt noch weitere digitale Marketinginstrumente wie zum Beispiel Social-Media-Aktivitäten oder Online-Werbung. Mit einem gut gepflegten Online-Shop lässt sich der Kundenstamm vergrößern. Spezielle Software-Angebote erleichtern die Pflege bestehender Kundenkontakte. Digitale Technologien bieten die Chance, Kundenwünsche durch flexible Produktionstechnologien zu erfüllen und darüber hinaus neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

CRM-Systeme erleichtern die Kundenbindung

Als Customer Relationship Management (CRM) wird die Strategie zur systematischen Gestaltung aller Beziehungen und Handlungen eines Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden bezeichnet. Es umfasst alle Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Kunden längerfristig binden können.

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Rechtssichere Kundenansprache im Netz

Kundenkommunikation unterliegt gesetzlichen Vorgaben. Firmen, die schon Flyer oder Broschüren produziert haben, haben bereits Erfahrung damit. Rechtliche Bestimmungen gibt es auch für die digitale Kommunikation. Allerdings kommen noch weitere Vorgaben hinzu, vor allem beim Datenschutz.

Onlineshops erfolgreich betreiben

Der Vertrieb über einen Webshop verlangt ein konsequentes „Umdenken“: So lassen sich Mengenangaben nicht mehr im persönlichen Gespräch verhandeln. Und auch eine Transportverpackung muss andere Anforderungen erfüllen, als wenn der Kunde seine Ware selbst nach Hause trägt.

Praxisbeispiel: Digitale Kommunikationsplattform

Von digitalen Kommunikationsplattformen profitieren Unternehmen in mehrfacher Hinsicht: Sie erleichtern die Kommunikation zwischen Unternehmen, vereinfachen interne Abläufe und minimieren Fehlerquellen, die durch fehlende oder missverständliche Abstimmungen entstehen.

Digitale Technologien können in mehrfacher Hinsicht zur Absatzsteigerung beitragen. Dabei eröffnen sie nicht nur neue Vertriebswege: Mit ihrer Hilfe können Sie auch den Service für Ihre Kunden optimieren. Dazu gehört die Außendarstellung mit einem professionellen Internetauftritt, den Sie durch Online-Kommunikation gezielt bewerben können. Dazu gehört aber auch die Verbesserung der Unternehmensprozesse, wodurch Lieferzeiten verkürzt und Wartungsarbeiten erleichtert werden können. Eine digitale Angebots- und Auftragsabwicklung und eine elektronische Rechnungsabwicklung können ebenfalls einen Beitrag zur Absatzsteigerung leisten.

Websitegestaltung – zielgruppengerecht und zeitgemäß

Für die Gestaltung einer Website gibt es Anhaltspunkte, die Sie beachten sollten. Funktionalität und Informationswert sind dabei besonders wichtig – unabhängig davon, ob Sie Endkunden, Geschäftskunden oder neue Fachkräfte ansprechen möchten.

Mehr zu Webseitengestaltung

Onlineshop für Geschäftskunden

Das Endkundengeschäft ist ohne Internet nicht mehr denkbar. Aber auch der Handel zwischen Unternehmen, vor allem innerhalb einer Wertschöpfungskette, nimmt zu. Die Messlatte liegt hoch, erwartet doch die Mehrheit der Geschäftskunden den Service, den sie auch als Privatkunden gewohnt ist.

Vorteile durch elektronische Rechnungsabwicklung

Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen versenden ihre Rechnungen elektronisch: Das spart Kosten und Zeit. Ob Sie sich selbst dafür entscheiden oder Ihre Geschäftspartner diese Vorgabe machen – es gilt einige rechtliche, technische und organisatorische Aspekte zu berücksichtigen.

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